Muchas notarías manejan su control mediante un excel, cuaderno, o libro, en el cual cada abogado va apuntando sus expedientes, y eventualmente la mesa de control los añade a su libro, del cual el notario tiene una copia. Claramente, cada quien tiene una idea o versión diferente de cada expediente, y nadie la misma información.
Utilizar herramientas como el sistema de Legal Cloud Soluciones para gestionar una notaría o despacho es el camino más rápido para mejorar los procesos y productividad de la notaría o despacho.
Duplicar datos
Con un sistema de administración, evitamos duplicar o triplicar datos. Esto significa tiempo y dinero. Al final, entre menos tiempo dediquemos a cada expediente, más trámites podemos hacer y más productivos son los abogados.
Flujos de trabajo
Una gran ventaja de un sistema para notaría es que mejorará la productividad a través de los flujos de trabajo. Simplemente el hecho de generar una cotización en el sistema, y aprobarla cuando el cliente lo haga, se pondrán en marcha una serie de procesos de la empresa, es decir; se va a crear una cuenta por cobrar para que el departamento de administración la tenga en cuenta, se va a crear un check-list de los documentos que el cliente deberá enviar al abogado, etc. Todo de forma automatizada y sin necesidad de intervención.
Ahorro de tiempo
Estos flujos, que se revisan entre el notario, su equipo y Legal Cloud, harán que la notaría o despacho sea mucho más eficiente. El ahorro de tiempo que genera esta eficiencia permitirá a todos los usuarios, tanto abogados, personal administrativo, y al propio notario o socio, asumir nuevos cargos, clientes o funciones.
Información y reportes
Toda la información que está en el sistema no sólo hará a la empresa más productiva, sino que además generará reportes con información muy importante para el notario. Aunque este tema lo abordaremos en otra ocasión, la información que obtenemos mediante los sistemas a la medida de Legal Cloud Soluciones permitirán al notario o socio tomar mejores decisiones en la notaría o despacho de cara al futuro.
Acércate al equipo de Legal Cloud para obtener más información.